BAB 8 INFORMASI DALAM PRAKTIK

BAB 8 

INFORMASI DALAM PRAKTIK

• RINGKASAN

INFORMASI SEBAGAI SALAH SATU FAKTOR PENTING PENENTU KEBERHASILAN
                Pada tahun 1961, D.Ronald Daniel dari McKinsey & Company, salah satu perusahaan konsulian terbesar di Amerika, memperkenalkan istilah critical success factor(CSF) atau faktor penting penentu keberhasilan. Ia mengungkapkan bahwa terdapat beberapa aktivitas penting yang akan menentukan keberhasilan atau kegagalan bagi semua jenis organisasi. Ketika manajemen sebuah perusahaan menjalankan konsep CSF mereka akan memusatkan perhatian pada pengedintifikasian CSF dan kemudian memonitor sampai seberapa jauh mereka telah mencapainya.

SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI
                Istilah sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi mengunpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna terdapat di dalam maupun di luar perusahaan. Istilah sistem pemrosesan data elektronik (electronic data processing -EDP) dan sistem informasi akuntansi juga telah dipergunakan, namun saat ini kurang populer.
                Informasi yang mengalir ke lingkungan juga memIliki arti penting. sistem pemrosesan transaksi adalah satu - satunya sistem informasi yang memiliki tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi memiliki tanggung jawab untuk memberikan informasi kepada setiap unsur lingkungan selain pesaing. Sebagai contoh, sistem pemrosesan transaksi memberikan faktur dan laporan saldo kepada pelanggan, pesanan pembelian kepada pemasok, dan data dalam laporan keuangan tahunan kepada para pemegang saham dan pemilik.
                Salah satu contoh yang baik dari sistem pemrosesan transaksi adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan - perusahaan distribusi. perusahaan yang mendistribusikan produk atau jasa kepada para pelanggannya. Kita akan menyebut sistem seperti ini sebagai suatu sistem distribusi (distribution system).

Tinjauan Sistem
                DFD mendokumentasikan suatu sistem dengan cara yang hierarkis. Diagram Konteks adalah yang menyajikan sistem dalam konteks lingkungannya.

Subsistem-subsistem Utama dari Sistem Distribusi

                Diagram konteks cukup memadai untuk mendefinisikan batasan sistem (unsur-unsur lingkungan dan antarmukanya).

Sistem yang Memenuhi Pesanan Pelanggan. Sistem entri pesanan (order entry system) memasukkan Pesanan pelanggan ke sistem, sistem persediaan (inventory system) memelihara catatan persediaan, sistem penagihan (billing system) membuat faktur pelanggan, dan sistem piutang dagang (accounts receivable system) menagih uang dari pelanggan.

Sistem yang Memesan Persediaan Pengganti

                Mengidentifikasikan subsistem-subsistem yang berkaitan dengan pemesanan persediaan pengganti dari pemasok.

Sistem yang Menjalankan Proses Buku Besar

                Sistem buku besar (general ledger system) adalah sistem akuntansi yang menggabungkan data dari sistem-sistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk menyajikan gambaran keuangan operasi perusahaan secara gabungan.

                Terdapat 2 subsistem, Sistem memperbarui buku besar (update general ledger system) dan sistem pembuatan laporan manajemen (prepare management report system).

Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Perspektif

                Sistem pemrosesan transaksi adalah sistem informasi pertama yang terkomputerisasi. Sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari semua hal yang penting yang dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan operasinya dan berinteraksi dengan lingkungannya.

SISTEM INFORMASI ORGANISASI
                Sistem informasi dikembangkan untuk setiap area bisnis ini. Jenis sitem informasi lainnya yang telah diimplementasikan di banyak perusahaan - sistem informasi eksekutif . semua sistem informasi ini merupakan contoh dari sistem informasi organisasi (organizational information systems). semua sistem informasi tersebut dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi yang berhubungan dengan bagian - bagian tertentu dari organisasi.

Sistem Informasi Pemasaran, memberikan informasi yang behubungan dengan aktivitas pemasaran perusahaan.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, memberikaninformasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan.

Sistem Informasi Manufaktur, memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan operasi manufaktur perusahaan.

Sistem Informasi Keuangan, memberikan  informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan.

Sistem Informasi Eksekutif, memberikan informasi kepada para manajer di tingkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan.

MANAJEMEN HUBUNGAN PELANGGAN
                Basis data yang kita masukkan dalam modek pemrosesan transaksi dan dalam model - model sistem informasi pemasaran, sumber daya manusia, manufaktur, dan keuangan dimaksudkan untuk mendukung para pengguna dalam mengerjakan aktivitas mereka sehari - hari. Dalam merancang basis data-basis data ini, dilakukan upaya untuk memberikan data historis meskipun terbatas. Sebagai contoh seorang manajer SDM yang sedang meninjau pekerjaan lembur seorang karyawan ingin mengetahui pendapatan karyawan tersebut sampai dengan tahun ini.

DATA WAREHOUSING
                Seperti yang dapat anda bayangkan, seiring dengan terakumulasinya data transaksi selama bertahun - tahun, maka volume data akan menjadi sangat besar. Hanya dalam waktu belakangan ini saja teknologi komputer mampu mendukung suatu sistem dengan permintaan data berskala besar seperti itu. Kini dimungkinkan untuk membangun suatu sistem dengan kapasitas data yang hampir tak terbatas.

PENYAMPAIAN INFORMASI

                Unsur terakhir dalam sistem data warehousing adalah sistem penyampaian informasi, yang mendapatkan data dari tempat penyimpanan data, mengubahnya menjadi informasi dan menjadikan informasi tersebut tersedia bagi para pengguna.

OLAP

                Terdapat pula satu jenis peranti lunak yang secara khusus telah dikembangkan untuk data warehouse. OLAP (on-line analytical processing) memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan data warehouse melalui GUI ataupun antarmuka Web dan dengan cepat memperoleh informasi dalam berbagai jenis format, termasuk grafik.

Terdapat 2 pendekatan:

1.      ROLAP (relational on-line analytical processing): menggunakan suatu sistem manajemen basis data relasioanal standar. Data ROLAP umumnya terinci dan harus dilakukan anilisis untuk mendapatkan ringkasannya.

ROLAP dapat dengan mudah menghasilkan output pada tingkat-tingkat terinci dan pada beberapa tingkat ringkasan namun harus melakukan proses-proses untuk mencapai tingkat ringkasan yang belum pernah dibuat sebelumnya. ini artinya ROLAP akan terbatas hanya pada sejumlah dimensi yang terbatas saja.

2.      MOLAP (multidimensional on-line analytical processing): menggunakan suatu sistem manajemen basis data khusus multidimensional. MOLAP umumnya telah diproses terdahulu untuk menghasilkan ringkasan pada berbagai tingkat rincian dan disusun menurut berbagai dimensi. MOLAP memiliki kemampuan peringkasan yang lebih cepat dan juga dapat menghasilkan informasi dalam banyak dimensi (10 dimensi atau lebih).

DATA MINING
                Istilah yang sering kali dipergunakan sehubungan dengan data warehousing dan data mart adalah data mining (penambangan data). Data mining adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui oleh pengguna . Proses ini sama seperti seorang penambang yang mencari emas di aliran sungai pegunungan. Data mining membantu pengguna dengan menemukan hubungan dan menyajikannya dengan cara yang dapat di pahami sehingga hubungan tersebut dapat menjadi dasar pengambilan keputusan.

• TANYA JAWAB

    1.      Berikan contoh dari pendekatan Rolap dan Molap ?

    2.      Jelaskan lebih rinci mengenai data Werehousing ? apakah perbedaan antara data werehouse dengan data werehousing ? Kemudian jelaskan juga keterkaitanya dengan materi bab informasi dalam praktek ?

  3.      Bagaimana cara perusahaan memback up data werehousing jika  salahh satu data werehosing tersebut mengalami kerusakan ?

   4.      Jelaskan bagan mengenai model sistem informasi manufaktur ?

JAWABAN :

   1.      Penjelasan mengenai Rolap dan Molap :

a.       Rolap menggunakan suatu manajemen basis data relasional standart. Hal-hal yang harus diperhatikan sebagai berikut :

-          Memiliki data terperinci

-          Dilakukan analisis terlebih dahulu untuk mendapatkan ringkasan

-          Analisisnya hanya terbatas pada sejumlah dimensi.

b.      Molap menggunakan suatu sistem manajemen basis data khusus multidimensional. Hal yang harus diperhatikan ketika menggunakan molap :

-          Telah dilakukan proses peringkasan terlebih dahulu dan dibagi menjadi berbagai dimensi

-          Stasiun kerja pengguna molap memasukkan basis data multidimensional yang telah di download.

Sebenarnya antara Rolap dan Molap itu sistem kerjanya sama, karena keduanya meliputi data werehouse dan server keduanya berisi peranti lunak OLAP. Namun perbedaannya proses kerja Molap harus melalui proses pendownloadtan terlebih dahulu  untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.

Contoh :

Molap data / laporan anak perusahaan yang dikirim ke pusat, setelah dikirim pihak pusat harus mendownload data tersebut dan melalui proses pemformatan dahulu untuk bisa di olah mejadi data werehouse, sedangkan untuk Rolap data/laporan yang dimiliki perusahaan dapat langsung diolah menjadi data, yang kemudian akan di gabung dengan data molap, baru kemudian akan dilanjutkan ke werehouse server, baru akan di dimasukkan pada data werehouse.

    2.      Data werehousing merupakan suatu area penyimpanan data yang berukuran super atau dengan kata lain mempunyai kapasitas yang sangat besar untuk menyimpan data. Dapat diartikan juga sebagai suatu gudang data, dimana berfungsi untuk mengakumulasi data yang ada untuk di jadikan satu dan menambah informasi data yang baru., serta menjaga data agar tetap mutahir atau untuk menjaga data tersebut dari kerusakan atau kehilangan. Sehingga ketika perusahaan akan mengambil data dapat dicari dengan mudah dan cepat.

Data werehouse dan data werehousing mempunyai pengertian yang sama, yaitu sama-sama tempat penyimpanan data. Namun dalam data werehouse data yang disimpan belum melalui pengolahan, data yang tersimpan dalam data werehouse seperti data dari proses sekali produksi suatu peruasahaan. Sedangkan untuk data werehousing daya yang tersimpan sudah melalui pengolahan. Atau data yang diperoleh dari kumpulan data-data werehouse terdahulu yang sudah di akumulasi untuk dijadikan satu sebagai sumber data yang akan digunakan atau diinformasikan ke pengguna.

Kaitannya dengan bab informasi dalam praktek adalah karena sistem informasi perusahaan berisikan data-data werehouse atau werehousing tersebut. Yang digunakan untuk pengambilan keputusan dalam kelangsungan perusahaan dan sebagai pembanding dari tahun ke tahun untuk mengontrol atau memonitoring perkembangan perusahaan.

   3.      Dengan menggunakan 3 cara, yaitu :

-          Ekstraksi data, merupakan proses dimana data diambil / diekstrak menggunakan aplikasi ETL.

-          Pembersihan (Cleaning), merupakan data / file yang rusak akibat virus akan di scan / dibersihkan agar data tersebut dapat diakses atau digunakan kembali.

-          Transformasi ke dalam data werehouse, maksudnya disini melakukan konversi tipe data, misalnya file dokumen word yang dibuat di Ms Word 2007 agar tidak berantakan jika dibuka dengan Ms Word 2010. Maka jenis file dapat diubah menjadi Rich Text Format.

   4.      Dari subsistem input yang terdiri dari sumber internal dan eksternal di dalamnya terdapat sistem pemrosesan transaksi, subsistem rekayasa industri, subsistem intelegensi manufaktur. Kemudian diolah menjadi data yang menghasilkan output berupa laporan produksi, persediaan, mutu, dan biaya yang dihasilkan perusahaan. Dari laporan ini pengguna disini adalah para manajer dimana mereka menggunakan sistem ini untuk membuat rencana, strategi, dan keputusan untuk kemajuan / keberhasilan perusahaan kedepannya.

•  KESIMPULAN

 Informasi yang mengalir ke lingkungan juga memIliki arti penting. sistem pemrosesan transaksi adalah satu - satunya sistem informasi yang memiliki tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi memiliki tanggung jawab untuk memberikan informasi kepada setiap unsur lingkungan selain pesaing. Sebagai contoh, sistem pemrosesan transaksi memberikan faktur dan laporan saldo kepada pelanggan, pesanan pembelian kepada pemasok, dan data dalam laporan keuangan tahunan kepada para pemegang saham dan pemilik.
    

• KOMENTAR

suatu sistem informasi merupakan hal yang paling penting dalam keberhasilan suatu perusahaan. salah satunya yaitu sistem pemrosesan transaksi yang menjadi tanggung jawab dalam hal pemberian informasi. oleh karena itu perusahaan harus lebih menekan dalam hal sistem informasi dalam transaksi agar bisa lebih memudahkan para konsumen dan lainnya yang terikat dengan perusahaan lebih mengenal dan memahami perusahaan dengan dekat lagi. perusahaan pun juga akan lebih bisa merasa dekat dengan konsumen.